DWF: другой взгляд на вещи

Задача

История успеха британской юридической компании DWF — это начало с юридической практики четырех людей и развитие до бизнеса с 2300 сотрудниками, работающими в 13 офисах по всему миру. Целью компании является подъем в рейтингах юридических фирм до топ-15 — а такие цели достигаются далеко не только хорошей финансовой отчетностью.

Эндрю Лизерлэнд, соуправляющий и генеральный директор: «Наши возможности в том, чтобы делать все иначе». Такая философия отражается в трех стратегиях работы компании: оказании высококачественного обслуживания клиентов, прибыльности выполняемой работы и обеспечения рабочей среды, способной привлечь лучших сотрудников, которые в таких условиях смогут работать лучше. В индустрии, в которой обработка документов является основным рабочим процессом, цифровая обработка бумажных носителей и информации является основополагающим компонентом успешной деятельности компании.

«Эта индустрия с головой ушла в традиционные методы работы» — объясняет Дженис Мурс, менеджер по оказанию услуг и материальному обеспечению в DWF. «Сокращение времени, которое тратится на выполнение ресурсозатратных процессов оказания юридических услуг, дает нам большое преимущество перед конкурентами». Поэтому в DWF решили перевести основные бизнес-процессы в цифровой формат и создать более гибкую рабочую среду. На практике, компании требовалось определить стоимость и сложность печати около 57 миллионов страниц ежегодно. Также необходимо было соответствовать строгим требованиям регламентов по защите важных данных клиентов.

Решение Canon

В тесном сотрудничестве с DWF компания Canon разработала новую стратегию работы с документами и модернизировала ее бизнес-инфраструктуру широкоформатной печати. Был представлен мобильный доступ к документам, мобильная печать и виртуальное почтовое отделение, которое автоматически оцифровывает и переносит все поступившие документы напрямую в папку входящих сообщений получателя в виде электронного сообщения. Решение для работы с документами, созданное для обеспечения гибкости рабочего процесса сотрудников DWF — находятся ли они в командировке, на встрече с клиентами или в другом офисе, — также включает процесс аутентификации и систему безопасного выпуска для усиления защиты информации.

Преимущества

Цифровая трансформация оказала наибольшее воздействие на сотрудников DWF, которые теперь могут эффективно работать, вне зависимости от своего местоположения. Это отличает компанию от ее конкурентов в плане качества обслуживания клиентов, как говорит Мурс: «Мы предоставили нашим пользователями доступ к необходимой информации и бизнес-процессам из любой точки планеты, и теперь мы успеваем делать больше для наших клиентов, чем когда-либо».

Офисное пространство DWF теперь является совместной рабочей средой, поскольку новая структура системы печати позволяет клиентам удаленно печатать в офисе DWF. Мурс отмечает: «Тот факт, что наши клиенты могут прийти в наш офис как в свой собственный и работать с нашей системой — это то, чего в других фирмах практически нет».

Преимущества виртуального почтового отделения Canon также были высоко оценены. Помимо обеспечения свободного информационного потока внутри компании, в DWF рассчитывают, что данное решение окупится в течение двух лет и сэкономит им до миллиона фунтов ежегодно.

Помимо цифрового хранения, создания резервных копий и защиты документов, методы поиска и архивирования информации также были пересмотрены. Сотрудники теперь могут работать быстрее и эффективнее, а снижение необходимости в бумажных документах привело к освобождению огромного объема офисного пространства, сократив занимаемое архивом документов место более чем на 50%.

Инновации не должны подрывать безопасность, впрочем, это комплексное решение сертифицировано и соответствует строжайшему международному стандарту в области управления безопасностью данных ISO 27001. Поддержка отслеживания и создания отчетов об экологичности помогла компании снизить углеродный след и пройти аккредитацию согласно стандарту ISO 14001.

Такой подход определенно приносит плоды: в 2014 году издание Financial Times признало компанию одной из наиболее новаторских во всей Европе. Мурс подводит итог: